Politique de confidentialité

AIDEXPRESS INC.

Date de la dernière mise à jour : 14/09/2023

Engagement envers la protection de la vie privée

Aidexpress s'engage depuis toujours à respecter et à protéger la confidentialité des renseignements personnels qu'elle détient. C’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

La gestion de la protection de la vie privée d'Aidexpress est régie par les pratiques relatives au traitement des renseignements de la loi en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que par les normes provinciales et fédérales applicables.

Aidexpress recueille, utilise, divulgue, conserve et détruit les renseignements personnels dans le seul but de fournir des services d'assistance, de santé et des services de placement de personnel de haute qualité. Le personnel d'Aidexpress peut s'attendre à ce que ses renseignements personnels soient protégés de la même manière que ceux de nos clients.

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d'identifier une personne. Dans la mesure du possible, nous anonymiserons, pseudonymiserons et/ou agrégerons ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.

Responsabilité

Chez Aidexpress, tout le personnel s'engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels. Notre directrice des affaires contractuelles et conformité, qui agit également à titre de responsable à la protection de la vie privée d'Aidexpress, veille au respect des lois sur la protection des renseignements personnels et des pratiques d'Aidexpress en la matière. Toutefois, tous les membres du personnel d'Aidexpress sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements auxquels ils ont accès dans l'exercice de leurs fonctions. À cette fin, tout le personnel d'Aidexpress reçoit une formation sur nos politiques et procédures de gestion de la protection de la vie privée et les pratiques acceptables qui y sont associées.

Aidexpress modifiera le présent document au besoin, lorsque des modifications seront apportées aux lois sur la protection de la vie privée ou aux meilleures pratiques qui y sont liées.

Quels types de renseignements recueillons-nous et dans quel but ?

Que vous soyez client ou travailleur, le personnel d'Aidexpress ne vous demandera que les renseignements que nous estimons nécessaires pour vous fournir les services demandés. Nous ne recueillons pas ces renseignements de manière arbitraire. Nous réexaminons régulièrement nos pratiques pour nous assurer qu'elles restent justifiées.

Par exemple, lorsque vous avez besoin de services de soutien à domicile, nous recueillons des renseignements sur votre état de santé général et votre capacité à effectuer les activités quotidiennes afin de mieux évaluer les services de soutien que nous pourrions vous offrir. Pour vous fournir des services, nous pouvons vous poser des questions spécifiques pour déterminer comment vous vous débrouillez chez vous compte tenu de votre état de santé actuel. Ces questions visent à nous aider à élaborer un plan de soins ou à mettre en place des ressources qui vous permettent de maintenir votre autonomie à domicile.

En tant que chercheur d'emploi utilisant les services d'Aidexpress, il vous est demandé de communiquer certaines informations afin que nous puissions vous offrir le meilleur service possible. En plus de vos coordonnées, votre langue préférée, votre date de naissance (la date de naissance est collectée uniquement lorsque des vérifications des antécédents en lien avec l'emploi doivent être effectuées), votre CV, une description de vos préférences et disponibilités ainsi que d'autres informations requises pour votre dossier de travailleur.

Si, à un moment donné, nous avons besoin d'autres renseignements ou de renseignements complémentaires à des fins autres que les services demandés, nous vous contacterons et demanderons votre autorisation.

Notre personnel fera tout son possible pour s'assurer que tous les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour afin de pouvoir vous fournir les services appropriés. Nous avons besoin de votre aide à cet égard ; veuillez nous informer si des informations concernant les soins dont vous avez besoin doivent être modifiées.

Pour une liste complète des renseignements personnels que nous collectons, veuillez communiquer directement avec la responsable à la protection de la vie privée d'Aidexpress.

Votre consentement

Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique, via l'inscription d'un profil sur notre site web ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout ou en partie et ce, en tout temps, en nous avisant par écrit. Le personnel d'Aidexpress vous informera alors des conséquences d’un tel retrait.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement dans le but de vous fournir les services demandés. Pour les clients, nous ne communiquons ces informations qu'aux personnes impliquées dans vos soins, à l'exclusion des personnes non autorisées de votre choix. Pour les travailleurs, Aidexpress utilise vos renseignements personnels pour comprendre vos qualifications, préférences et disponibilités afin de vous trouver les meilleures opportunités de travail, pour nous permettre de répondre aux demandes d'informations de nos clients, gérer les services de paie et vérifier vos antécédents judiciaires lorsqu'applicable.

Enfin, il est possible que vos renseignements soient examinés lors de nos audits et de nos activités d'amélioration de la qualité. Dans ce cas, ces activités se déroulent sans possibilité d'identifier les personnes auxquelles les renseignements se rapportent. Ces activités sont essentielles à notre système de gestion de la qualité et nous permettent de surveiller notre performance et d'améliorer continuellement nos services. Nous ne divulguons JAMAIS le nom de nos clients ou de nos travailleurs à d'autres personnes ou organismes à des fins commerciales, c'est-à-dire que nous ne vendons pas, n'échangeons pas et ne louons pas vos renseignements personnels.

À qui communiquons-nous les renseignements personnels ?

Pour les clients

Au début de votre inscription chez Aidexpress, et lors de la signature de la convention de service, nous vous expliquerons à qui nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels. Tous les employés d'Aidexpress n'ont pas accès à vos renseignements personnels simplement parce qu'ils travaillent pour nous et que vous êtes notre client. Les renseignements vous concernant ne sont divulgués qu'aux personnes qui s'occupent de vous. Vous avez également la possibilité, au début de la prestation des services, ou à tout autre moment pendant la prestation des services, de nous indiquer toute personne à laquelle vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient communiqués, que ce soit en totalité ou en partie.

Pour les travailleurs

Dans le cours normal de ses activités, Aidexpress divulguera vos informations personnelles à ses clients dès lors que nous estimons qu’il existe un potentiel de placement. En tant que demandeur d’emploi, vous comptez sur nous pour partager ces informations. Aidexpress fournira vos informations aux clients seulement s’il y a une offre d’emploi qui vous intéresse, et nous ne fournirons que les informations requises et demandées pour prendre une décision éclairée concernant un candidat.

Nous pouvons également partager des informations avec nos sociétés affiliées, partenaires, entrepreneurs ou autres sociétés (collectivement « représentants ») que nous utilisons pour fournir des services complets de dotation en personnel. Cependant, nous divulguons uniquement les renseignements strictement nécessaires pour la fonction qui sera effectuée par le représentant en notre nom. Nous nous assurons également que chaque entente conclue décrit clairement l’obligation du représentant de protéger vos informations personnelles et de respecter les lois en vigueur en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Exemples de sociétés avec lesquelles Aidexpress partage vos informations personnelles limitées:

  • Les organisations qui effectuent des vérifications des antécédents judiciaires
  • Un prestataire de services de paie externalisé
  • Opportunité de placement au sein des CISSS et CIUSSS, RPA et autres institutions de santé

Dans de rares cas, la loi ou certaines autorités légales peuvent nous obliger à divulguer vos renseignements personnels, par exemple lorsque nous recevons une ordonnance du tribunal ou une assignation à témoigner. Dans de tels cas, Aidexpress vérifiera l'autorité légale avant de divulguer les renseignements et s'efforcera de ne divulguer que ce qui est nécessaire pour répondre à la demande.

À quel endroit et combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?

Aidexpress est tenu de respecter des règles strictes en matière de conservation des renseignements personnels. Conformément aux exigences légales, Aidexpress doit conserver les renseignements personnels de ses clients et employés pendant une période déterminée. Cette durée de conservation varie en fonction du type de renseignement et de sa finalité. Par exemple, les dossiers médicaux doivent être conservés pendant une période minimale de 10 ans à compter de la dernière intervention, tandis que les renseignements financiers peuvent être conservés pendant une période de 7 ans à partir de la date de clôture du compte. Aidexpress s'engage à respecter ces obligations légales afin de garantir la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses clients et employés.

Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont les villes dans lesquelles Aidexpress possède des bureaux ou des installations et dans les villes dans lesquelles Amazon Web Services (AWS) possède des serveurs contenant les données collectées par Aidexpress. Nous tenons des registres des dossiers conservés afin de pouvoir les récupérer si nécessaire. Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes de temps prolongées.

Dans certains cas, les dossiers créés par Aidexpress sont conservés par d'autres organismes de soins de santé (« détenteurs de l'information sur la santé »), tels qu'un programme de soins gouvernemental, un établissement de santé ou un groupe effectuant des études cliniques. Dans ces cas, ces organismes appliqueront leur propre calendrier de conservation à ces dossiers, et les demandes d'accès leur seront transmises.

Mesures de sécurité

Aidexpress considère les renseignements personnels comme des données strictement confidentielles et a mis en place plusieurs mécanismes de sécurité pour garantir leur confidentialité.

Les renseignements sont conservés de différentes manières chez Aidexpress en raison de la nature de nos activités. Vos renseignements sont conservés sous forme électronique, dans des dossiers papier et notre personnel y a également accès.

Tous nos employés reçoivent une orientation et une formation sur nos pratiques de protection de la vie privée et signent un accord de confidentialité et de conflit d'intérêts lors de leur embauche. Ils reçoivent également une formation régulière en cours d'emploi et sont informés de nos pratiques de protection de la vie privée via nos canaux de communications internes.

Les renseignements auxquels notre personnel a accès sont considérés comme confidentiels. Nos employés n'utilisent ces renseignements que dans le cadre de leurs fonctions et ne les divulguent à personne. Si un membre de notre personnel est invité à communiquer des renseignements sur un client d'Aidexpress, il ne le fera pas et transmettra la demande à son supérieur hiérarchique.

Les renseignements personnels conservés sous forme électronique sont protégés par des pares-feux de sécurité, des logiciels de cryptage, des noms d'utilisateur et des mots de passe et qui déterminent les informations auxquelles une personne peut accéder.

Les dossiers papier sont conservés dans des locaux appropriés de notre siège social, accessibles uniquement au personnel autorisé. En dehors des heures d'ouverture, ces dossiers sont conservés dans des zones verrouillées et sécurisées.

De plus, la signature des courriels comprend une déclaration de confidentialité expliquant à la personne qui les reçoit ce qu'elle doit faire si elle reçoit le message par erreur. Si une télécopie ou un courriel est envoyé au mauvais destinataire, celui-ci est prié de contacter le responsable à la protection de la vie privée d'Aidexpress.

Aidexpress accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur.

Utilisation des témoins et technologies similaires

Aidexpress peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l'historique de recherche liés à la session pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur. Il est important de savoir que, l'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu'il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et Aidexpress n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

Vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels

Si vous souhaitez consulter vos renseignements personnels ou obtenir une copie de votre dossier, en totalité ou en partie, vous pouvez en faire la demande par écrit au siège social d'Aidexpress. Vous avez également le droit de demander une correction si vos renseignements personnels sont inexacts. Nous aiderons toute personne ayant besoin d'aide pour préparer une demande écrite d'accès à ses renseignements personnels.

Veuillez noter que nous devrons peut-être recueillir d'autres renseignements pour valider l'identité et l'autorité de la personne qui fait une demande d'accès. Nous nous assurons ainsi que seules les personnes autorisées à accéder à vos renseignements peuvent le faire. Ces informations supplémentaires ne seront utilisées que pour valider la demande d'information.

Des frais raisonnables peuvent être facturés pour la récupération ou la copie des dossiers, selon la nature de la demande. Veuillez nous contacter si vous avez des préoccupations concernant le détail de ces frais.

Aidexpress s'efforce de répondre à toutes les demandes d'accès aux renseignements personnels dans les 30 jours. Certaines demandes peuvent être soumises à des restrictions ou être refusées. Parmi les motifs de refus, citons les suivants : les renseignements demandés sont confidentiels et exclusifs ; la divulgation des renseignements pourrait porter atteinte à la vie privée d'une autre personne ; la divulgation des renseignements est interdite par la loi ; nous pouvons également décider discrétionnairement de retenir des renseignements ou de limiter leur divulgation si nous estimons qu'un préjudice pourrait en résulter.

Lorsqu'une demande d'accès aux renseignements est refusée, nous vous informerons des raisons, y compris des recours dont vous disposez.

Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données

La politique de confidentialité d'Aidexpress respecte également le droit à l'oubli en ce qui concerne l'effacement de vos données personnelles. Vous avez le droit de demander à Aidexpress de cesser la diffusion de vos informations personnelles.

Dans les cas où cette diffusion vous cause un préjudice ou lorsqu'elle enfreint une décision de justice, vous avez également le droit de faire désindexer tous les liens associés à votre nom.

Pour soumettre une demande, vous devez écrire au responsable à la protection de la vie privée en fournissant les informations suivantes :

  • Les informations personnelles spécifiques faisant l'objet de la demande.
  • Les raisons justifiant la suppression ou la désindexation des informations.
  • Toute preuve ou documentation pertinente à l'appui de la demande.

La responsable à la protection de la vie privée examinera la demande dans un délai raisonnable et évaluera sa validité conformément aux critères établis par la législation en vigueur.

Si la demande est jugée valide, le responsable prendra les mesures appropriées pour supprimer ou désindexer les informations concernées dans un délai raisonnable.

Si la demande est jugée invalide, le responsable fournira une justification écrite expliquant les raisons du rejet de la demande.

Le droit à l'oubli n'est pas absolu et doit être équilibré avec le droit à la liberté d'expression et à l'information. Ainsi, les demandes de suppression ne seront acceptées que si les informations en question ne présentent pas un intérêt public légitime ou si elles ne sont pas liées à des activités criminelles.

La suppression ou la désindexation des informations peut ne pas entraîner leur suppression complète de l'internet, car il peut exister d'autres sources ou copies des informations qui ne sont pas sous le contrôle direct d'Aidexpress.

Si vous avez besoin de plus d'informations, ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant Aidexpress et ses pratiques en matière de protection de la vie privée

Les personnes qui souhaitent déposer une plainte, poser une question ou exprimer une préoccupation ou un compliment à propos d'Aidexpress et de sa manière de traiter les renseignements peuvent communiquer avec nous. Une enquête approfondie sera menée dans tous les cas, et si une plainte ou une préoccupation est fondée, des mesures correctives appropriées seront prises, ce qui peut inclure la révision de la politique et des pratiques en vigueur. Les mesures correctives prises seront incluses dans notre réponse à la personne ayant formulé la plainte ou la préoccupation dans un délai de 30 jours.

Tout le personnel d'Aidexpress est tenu de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos renseignements personnels ou si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les politiques et les pratiques d'Aidexpress en matière de gestion et de traitement des renseignements personnels, veuillez contacter le personnel d'Aidexpress. Si vos préoccupations concernant la protection de votre vie privée ne peuvent pas être résolues à votre satisfaction, ou si vous souhaitez obtenir plus d'informations, votre demande sera transmise à la responsable à la protection de la vie privée d'Aidexpress.

Vous pouvez contacter directement la responsable à la protection de la vie privée d'Aidexpress par courriel à mmorneau@aidexpress.ca, par téléphone au 1-855-397-7733 poste 707, ou par courrier à l'adresse 20 allée de Hambourg, suite 210, Gatineau, Québec, J9J 4K3.

Vous avez également le droit de contacter le commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez nécessaire. Nous nous efforcerons de faire tout ce qui est en notre pouvoir pour résoudre vos préoccupations et nous vous aiderons à contacter le commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez approprié.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Mélanie Morneau

Directrice placements professionnels

210-20, Allée de Hambourg,
Gatineau (Québec) J9J 4K3